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Digitale Wahlakte | Dokumentation der Wahlen in der Mitbestimmung

Informationsfluss sichern.
Die digitale Wahlakte sichert den Informationsfluss zwischen den Wahlvorstandsmitgliedern bei einer Betriebsratswahl sowie den Mitgliedern des Hauptwahlvorstandes, den Mitgliedern der Betriebswahlvorstände und zwischen den Wahlvorständen und dem Koordinationsbüro bei einer Aufsichtsratswahl. Diese Plattform ermöglicht es den genannten Mitgliedern je nach Funktion zeitnah Zugang zu den maßgeblichen Informationen im Wahlablauf zu erhalten.

Zentral ablegen und informieren.
Ziel ist es, Dokumente, Aushänge, Protokolle und Terminpläne nicht mehr per E-Mail zu versenden und jeweils individuell abzulegen, sondern dies zentral über die digitale Wahlakte abzuwickeln. Hierzu verfügt das System über eine Benachrichtigungsfunktion, die die Mitglieder individuell und selektiv über das Ablegen eines Protokolls oder eines Aushangs benachrichtigt.

So werden z. B. die Mitglieder des Hauptwahlvorstandes in einer täglichen Zusammenfassung über Änderungen in den maßgeblichen Schriftwechselbibliotheken informiert. Die Informationsmail beinhaltet einen Link, um die betreffende Bibliothek zu erreichen. Die damit gewonnene Übersichtlichkeit und Verfahrenssicherheit dient der Vereinfachung des organisatorischen Aufwands.

Fristenpläne und Protokolle versionieren.
Eine weitere Funktion erledigt die Versionierung von Fristenplänen und Protokollen, so dass die verworfenen Vorgänger eines Dokuments ohne besonderes Zutun des/der Korrigierenden erhalten bleiben. Die in den Kalendern eingetragenen Termine lassen sich mit dem eigenen Kalender synchronisieren, Mitgliedslisten der einzelnen Wahlvorstände erleichtern die Erreichbarkeit von Verantwortlichen.

Daten sicher und verschlüsselt übertragen.
Die digitale Wahlakte wird webbasiert von jedem Standort aus mit dem Internet-Browser - bei bestehender Internetverbindung - erreicht, die Daten werden sicher und verschlüsselt übertragen. Der Zugang wird über eine Zugangskennung und ein Kennwort geregelt

Wahlakte sichern nach der Wahl.
Nach Abschluss der Wahl werden alle wesentlichen Dokumente und Daten der digitalen Wahlakte Bestandteil der Wahlakte nach den Bestimmungen der jeweiligen Wahlordnungen. Die digitale Wahlakte wird gesichert auf einen nur lesbaren Datenträger und an den verantwortlichen Wahlvorstand zur gesetzlichen Archivierung übergeben.